如何在共享辦公室中提高工作效率

2023年12月
生活方式
社區

相信不同企業老闆和公司管理層都關心如何提高效率和節省資金。新興的「共享辦公室」不但改寫了傳統的工作模式,善用它的環境特色和配套,更能大幅提高公司的表現及工作效率,一起來了解下「共享辦公室」的概念與工作模式。


共享辦公室」的概念是什麼  

現時「共享辦公室」在許多主要大城市已經十分普及化,且不少研究顯示「共享辦公室」的用户數字每年正高速攀升。第一個「共享辦公室」的出現可追溯到九十年代的歐洲,由一群黑客開始。他們在共享空間聚集,一起研究不同的編碼項目,分享彼此想法,更經常舉辦不同社交活動和研討會。

今天,世界各地眾多大型公司都選擇了「共享辦公室」,採用更靈活的工作模式,代替傳統在公司總部聚集工作,同時省卻閒置辦公空間的開支。「共享辦公室」強大的社交元素得以保留,它可說是一個社區中心、協作中心和社交空間集於一身的環境。


共享辦公室工作模式是怎樣   

「共享辦公室」重新定義了工作模式,是工作新常態。辦公室設計更時尚形格,設施齊全,如辦公設備、會議室以外,還有休息室、娛樂室等,彈性配合租戶需求。使用者可以決定何時、何地及如何工作,工作變得更靈活自主。此外,共享辦公環境帶來更強的連結性,裡面提供了一個社交環境,讓素不相識的人也能互動溝通。這種工作模式已廣受許多初創公司和自由工作者歡迎,因為不僅可以節省成本,且有助於建立更廣泛的人脈交流。


辦公室環境工作效率有哪些影響 

人腦就像一台機器,需要定時充電、備份才能長期保持高水準表現,因此辦公室環境對工作表現有直接影響。一個設計優質、舒適明亮的辦公室,能有效提高工作效率和專注力,同時減低工作壓力。相反,一個暗淡、混亂、嘈雜的環起,就會降低工作動力和效率、分散注意力。

全球一些公認為受歡迎的辦公室,都有一些共通點,它們的設計風格都偏向簡潔、現代化,強調環境的開放性和多功能性、同時兼顧員工私隱空間、提供豐富的休閒娛樂設施等。以上這些特色在「共享辦公室」裡面同樣找到。

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如何在共享辦公室提高工作效率

  1. 盡用開放式格局

    「共享辦公室」相對傳統工作工間更靈活,更開放,有助增進工作伙伴之間的交流。亦可考慮多轉換工作地點,更有助提升創意和解決問題的能力。

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  3. 有效運配套與設備

    「共享辦公室」一般能提供移動式間牆,高端放映設備、自動化系統及雲端服務等,配合用户不同需要。有些「共享辦公室」,還能提供私人辦公室、會議室,對聲音特別敏感或需要更高隱私用户都適合。

  4. 善用優閒設施 取得工作平衡

    「共享辦公室」一般都建設在城市的商業中心地段,方便用户享用附近餐廳、商場。有些辦公室更設備了餐廳及酒吧,有些更設健身服務,幫助工作與休息之間取平衡。

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共享工作空間有哪些好處

  1. 資源共享 節省成本

    成本管控不論對跨國企業、中小企業都很重要。共享工作能助省下閒置空間的營運成本。中小企業相對人手短促,共享工作空間能照顧所有辦公設備,不再為壞燈泡、衛生紙等瑣事而煩惱。

  2. 有助人脈連結 擴大商機

    來自不同背景的人都會在共享空間聚集,與各界獨特專業的人士協作與連結的機會大增,且許多共享工作空間都會經常舉辦各種社區活動、研討會、午餐交流會或其他學習及社交活動。能幫助用户連結到潛在客戶,甚至開展出新商機。

  3. 自主性 移動性更大

    對自由工作者來說,經常要到咖啡室或餐廳工作,有時環境未免吵雜困擾。但在辦公室的共享空間,隨時按心情找座位,熱鬧與寧靜都能兼容。

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