如何在共享办公室中提高工作效率?

2023年12月
生活方式
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相信不同企业老板和公司管理层都关心如何提高效率和节省资金。新兴的「共享办公室」不但改写了传统的工作模式,善用它的环境特色和配套,更能大幅提高公司的表现及工作效率,一起来了解下「共享办公室」的概念与工作模式。

 

共享办公室」的概念是什么  

现时「共享办公室」在许多主要大城市已经十分普及化,且不少研究显示「共享办公室」的用户数字每年正高速攀升。第一个「共享办公室」的出现可追溯到九十年代的欧洲,由一群黑客开始。他们在共享空间聚集,一起研究不同的编码项目,分享彼此想法,更经常举办不同社交活动和研讨会。

今天,世界各地众多大型公司都选择了「共享办公室」,采用更灵活的工作模式,代替传统在公司总部聚集工作,同时省却闲置办公空间的开支。 「共享办公室」强大的社交元素得以保留,它可说是一个社区中心、协作中心和社交空间集于一身的环境。

 

共享办公室工作模式是怎样   

「共享办公室」重新定义了工作模式,是工作新常态。办公室设计更时尚形格,设施齐全,如办公设备、会议室以外,还有休息室、娱乐室等,弹性配合租户需求。使用者可以决定何时、何地及如何工作,工作变得更灵活自主。此外,共享办公环境带来更强的连结性,里面提供了一个社交环境,让素不相识的人也能互动沟通。这种工作模式已广受许多初创公司和自由工作者欢迎,因为不仅可以节省成本,且有助于建立更广泛的人脉交流。

 

办公室环境工作效率 有哪些影响 

人脑就像一台机器,需要定时充电、备份才能长期保持高水准表现,因此办公室环境对工作表现有直接影响。一个设计优质、舒适明亮的办公室,能有效提高工作效率和专注力,同时减低工作压力。相反,一个暗淡、混乱、嘈杂的环起,就会降低工作动力和效率、分散注意力。

全球一些公认为受欢迎的办公室,都有一些共通点,它们的设计风格都偏向简洁、现代化,强调环境的开放性和多功能性、同时兼顾员工私隐空间、提供丰富的休闲娱乐设施等。以上这些特色在「共享办公室」里面同样找到。

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如何在共享办公室 提高工作效率

  1. 尽用开放式格局

    「共享办公室」相对传统工作工间更灵活,更开放,有助增进工作伙伴之间的交流。亦可考虑多转换工作地点,更有助提升创意和解决问题的能力。

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  3. 有效运配套与设备

    「共享办公室」一般能提供移动式间墙,高端放映设备、自动化系统及云端服务等,配合用户不同需要。有些「共享办公室」,还能提供私人办公室、会议室,对声音特别敏感或需要更高隐私用户都适合。

  4. 善用优闲设施 取得工作平衡

    「共享办公室」一般都建设在城市的商业中心地段,方便用户享用附近餐厅、商场。有些办公室更设备了餐厅及酒吧,有些更设健身服务,帮助工作与休息之间取平衡。

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共享工作空间有哪些好处

  1. 资源共享 节省成本

    成本管控不论对跨国企业、中小企业都很重要。共享工作能助省下闲置空间的营运成本。中小企业相对人手短促,共享工作空间能照顾所有办公设备,不再为坏灯泡、卫生纸等琐事而烦恼。

  2. 有助人脉连结 扩大商机

    来自不同背景的人都会在共享空间聚集,与各界独特专业的人士协作与连结的机会大增,且许多共享工作空间都会经常举办各种社区活动、研讨会、午餐交流会或其他学习及社交活动。能帮助用户连结到潜在客户,甚至开展出新商机。

  3. 自主性 移动性更大

    对自由工作者来说,经常要到咖啡室或餐厅工作,有时环境未免吵杂困扰。但在办公室的共享空间,随时按心情找座位,热闹与宁静都能兼容。

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